Что делать, если у вас две учётные записи Exchange и один Outlook?

Допустим, вы — среднестатистическая «офисная крыса», и ваша контора использует Microsoft Exchange в качестве сервера электронной почты, решения для совместной работы (groupware) и прочая, и прочая. Альтернативным решением, кстати, является Lotus от компании IBM. Особенно распространено использование Lotus в банках. Но сегодня мы именно об Exchange.

Соответственно, на рабочей станции «офисной крысы» будет установлен Outlook. Совсем замечательно, если это будет Outlook 2007: при всей осведомленности о безжалостном и циничном отношении корпорации Microsoft к рынку программного обеспечения нужно признать, что эта поделка им, в целом, удалась.

До поры до времени пользователь работает с Outlook, который подключается к корпоративному серверу, и все довольны. Но тут вас в режиме частичной занятости привлекают к участию в очередном проекте, особенностью которого является то, что вся команда работает в помещениях заказчика и использует Exchange сервер заказчика. Членам команды — хорошо: они заняты в проекте на полную ставку и общекорпоративный e-mail им не так уж и важен. В частности, они могут проверять его через web, благо системные администраторы вашей конторы позаботились о том, чтобы включить эту опцию.

Кстати, если вдруг будете использовать Outlook Web Access, то делайте это всё-таки через Internet Explorer: за счёт более тесной интеграции броузерная версия максимально приближена к «настольной»; если же работать через Firefox, например, то интерфейс будет гораздо более аскетичным и, как следствие, менее удобным.

Вы же не можете позволить себе такую роскошь, как оказаться отрезанными от «родного» Exchange — по ряду причин, например: вы задействованы ещё в нескольких проектах; вы продолжаете часто бывать в «родном» офисе, откуда Exchange сервер заказчика недоступен; члены команды в основном обмениваются технической информацией по проекту, а вы вовлечены в процесс продаж, согласования договоров, сроков и стоимости проекта. Одним словом — в политику. А хранить всю эту информацию на сервере противоположной стороны… мягко говоря, наивно.

Казалось бы — добавить в Outlook ещё один адрес через «Tools | Account Settings… | New…» и вопрос решён. Ан нет — получаем «отбой» в виде обескураживающего сообщения об ошибке: «You already have a Microsoft Exchange account set up. Outlook supports only one Exchange account at a time». Кстати, Google по тексту этого сообщения находит всего 3 ссылки, по одной из которых коллега Mamanze ещё 21 декабря 2007 года совершенно справедливо возмущается существующим положением вещей.

Outlook Express, встроенный в Windows, предлагает только доступ по POP3, IMAP и HTTP, и поскольку злобная политика безопасности заказчика не предусматривает эти варианты, нам не годится.

Вполне очевидное решение: перенаправлять всю корреспонденцию с адреса на сервере заказчика на свой основной адрес. Чтобы это сделать, нужно: удалить свою основную учётную запись (аccount); создать учётную запись для доступа к почтовому ящику на сервере заказчика; настроить переадресацию; удалить учётную запись для доступа к почтовому ящику на сервере заказчика; снова создать свою основную учётную запись.

Можно, конечно, переписать детали своей основной учётной записи «ручками», но есть более элегантное решение — воспользоваться утилиткой «Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard», по умолчанию вызываемой через «Start | Programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools». Она позволяет сохранить все настройки Microsoft Office в один файл (кстати, удобно для переноса ваших настроек с компьютера на компьютер, для восстановления настроек после переустановки Windows или в качестве резервной копии) и восстановить настройки из файла.

Соответственно, приведённая выше инструкция сильно упрощается: сохраняем настройки в файл; «издеваемся» над настройками, как нам нужно (удаляем старый account, создаём новый, настраиваем переадресацию); восстанавливаем настройки из файла.

На самом деле, прежде чем восстанавливать основные настройки, имеет смысл экспортировать (сохранить в другой файл) и новые. Тогда, восстанавливая настройки из нужного файла, можно будет быстро переключаться между обеими учётными записями. Не самый, конечно, удобный вариант, но, с другой стороны, по трудоёмкости (количеству кликов и других телодвижений) он ничуть не сложнее смены настроек прокси-сервера в броузере. Единственно, о чём нужно помнить, так это то, что сохраняются все настройки Microsoft Office, а не только детали учётной записи для доступа к почтовому ящику на сервере Exchange. Если эти настройки не меняются или их изменения не критичны, то это не проблема, в противном случае нужно после каждых значительных изменений повторять процедуру экспорта настроек.

Перенаправление всей входящей корреспонденции можно организовать при помощи «Tools | Out of Office Assistant»: если оставить тело сообщения пустым, то автоматические ответы на каждое входящее письмо отправителю посылаться не будут. Заключительный штрих: подумайте, какой тип переадресации выбрать — «Standard» или «Insert Message as an attachment». В случае стандартного метода каждый е-мэйл будет просто пересылаться на нужный вам адрес. Плюсы: вы сразу будете видеть содержимое сообщение. Минусы — не сможете сделать «Reply to all», поскольку письмо будет «от вас — вам же».

В случае пересылки письма в виде вложения, вы не увидите сразу тело сообщения (понадобится ещё один клик), зато пересланное сообщение будет открыто в новом окне и будет выглядеть точно так же, как если бы вы просматривали его под тем пользователем, кому оно было адресовано. Будут доступны все те же действия, что и обычно, включая «ответить всем». Поскольку в обоих случаях используется Exchange в качестве сервера и Outlook в качестве клиента, проблем с совместимостью и с открытием приложения возникнуть не должно. Один клик, точнее, один двойной клик, кажется разумной ценой и небольшим неудобством за возможность работать так, как вы привыкли, в новой среде.

Где два — там и много. Используя описанные техники, можно работать с любым количеством учётных записей на разных Exchange серверах разных организаций с одного и того же компьютера.